Datenschutzverordnung (Anlage 1 zur Satzung)
Datenschutzordnung zum Datenschutz gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vereinigung der Helfer und Förderer der Freiwilligen Feuerwehr Aschendorf/Ems e. V.
Die Vereinigung der Helfer und Förderer der Freiwilligen Feuerwehr Aschendorf/Ems verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der satzungsgemäßen Vereinsmaßnahmen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die gesonderte verbindliche Datenschutzordnung.
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Foto- und Filmaufnahmen im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
- Vor- und Zuname
- Geschlecht
- Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
- Geburtsdatum,
- Bankverbindung
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden bestimmte Daten zum Zweck der Vereinschronik gespeichert und archiviert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Gruppe, besondere Erfolge, Ehrungen oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation sowie vereinsinternen Zwecken zugrunde. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Der Verein informiert im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit die Tagespresse über Vereinsaktivitäten und besondere Ereignisse (z. B. Veranstaltungen, Versammlungen, Feierlichkeiten, Jubiläen, Ehrungen). Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Veranstaltungen, Versammlungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten im Aushang des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung im Aushang.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter
oder E-Mail:
Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 24.09.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.